Actualmente las tecnologías, la transformación digital, la industria 4.0 y las nuevas aplicaciones para abordar cambios en procesos, están haciendo que las empresas, o bien estén aumentando su competitividad o la mantengan. Pero una cosa que no ha cambiado, es la necesidad de implementar mejora continua en nuestras organizaciones. Esta ayudará a gestionar el cambio como parte de la vida empresarial.
La Gestión del Cambio en las empresas requiere de educación continua a nuestros directivos corporativos, directivos, mandos intermedios y a la organización en su conjunto. Es muy importante considerar algunas cuestiones básicas para conseguir que un cambio de procesos sea exitoso. Subestimar esas cuestiones puede conducir a la empresa a fracasar en el cambio.
Una vez se define lo que queremos cambiar y el alcance de la acción de cambio, el primer aspecto a considerar es el calendario que queremos tener para el diseño del proceso. Este debería estar bien definido, no demasiado lento pero tampoco demasiado rápido. Al mismo tiempo deberemos enfocar el cambio en aquello que pueda crear y mejorar la propuesta de valor a nuestros clientes.
Más tarde comunicaremos los cambios que estamos implementando al conjunto de la organización. Deberemos considerar a la organización al completo. El factor crítico más frecuentemente ignorado es la necesidad de transmitir un mensaje claro a toda la audiencia – las personas deben involucrarse con el proyecto, ya que dependerá de sus acciones el resultado y éxito del mismo.
La estrategia de la compañía debe considerar y tener integrada con toda claridad la totalidad de los empleados de la empresa, se debe conocer la importancia de los procesos y los niveles de desempeño esperados para poder entender perfectamente los cambios y el sentido que tienen. Todo ello contribuirá en apoyar las acciones de cambio que las organizaciones requieren implementar.
Podemos construir una hoja de ruta sencilla que nos ayude a implementar los cambios y rediseñar los procesos:
a). El Propietario del proceso será aquel que se encargue de motivar el cambio. El será el responsable de comunicar a la organización el sentido y las razones para implementar tales cambios y también de impulsar el coraje y la determinación necesaria para conseguir el cambio con éxito.
b). Seleccionaremos el Líder de Proyecto adecuado para re-diseñar un proceso y definir el equipo. El equipo deberá poder no solo conducir los cambios sino también poder trabajar todos juntos de una manera cohesionada y efectiva.
c). Asignar los recursos adecuados, instalaciones y tecnológicos para dirigir el proyecto efectivamente.
d). El primer objetivo será eliminar actividades sin o con poco valor añadido que generen costes extra, errores y atrasos.
Antes de comenzar cualquier cambio rediseñando procesos, debemos revisar que somos capaces y estamos preparados para enfrentarnos a un proceso de transformación. Deberíamos revisar aspectos tales como el liderazgo, la cultura, experiencia y habilidades del equipo directivo.
Frecuentemente utilizamos una gran cantidad de tiempo ajustando cosas que no han ido bien, en vez de realizar las tareas y procesos que son parte del trabajo diario. Eso es por lo que muchas organizaciones tienen que realizar un cambio más radical de una manera organizada.
También es necesario definir los indicadores clave que deberán cumplir con unos requisitos:
1.- Alineados con toda la organización
2.- Coherentes con las medidas aplicadas dentro de una estructura jerárquica
3.- Utilizados para impulsar la mejora
Por último, los procesos nuevos o aquellos que se hayan modificado, deberán ser aprobados y finalmente implementados adecuadamente. Consolidar y mantenerlos en el tiempo garantizará los resultados y éxito de los procesos.
